Zarządzanie dokumentacją
Moduł Zarządzanie Dokumentacją w systemie AtiBud to centralne, bezpieczne i uporządkowane miejsce pracy z dokumentami firmy budowlanej. Zamiast rozproszonych segregatorów, maili i folderów, użytkownicy otrzymują jedną bazę wiedzy o projektach, umowach, decyzjach i załącznikach.
Dokumenty mogą być przypisywane do spółek, oddziałów, kontraktów i konkretnych budów, a dostęp do nich jest kontrolowany przez uprawnienia użytkowników. Dzięki temu właściwe osoby szybciej odnajdują potrzebne informacje i pracują na aktualnych wersjach plików.
Kluczowe założenia funkcjonalne modułu
Struktura grupy i projektów
- Ewidencja dokumentów odzwierciedlająca strukturę firmy lub grupy kapitałowej.
- Przypisywanie dokumentów do spółek, oddziałów, kontraktów i budów.
- Logiczny podział informacji bez konieczności tworzenia wielu niezależnych repozytoriów.
Rejestr dokumentów
Karta dokumentu z metadanymi
Rodzaje dokumentów i załączniki
- Widok dokumentacji posegregowany według typów, np. umowy, uchwały, akty prawne lub rejestry budowlane.
- Dedykowane pola dla poszczególnych rodzajów dokumentów.
- Dodawanie plików w dowolnym formacie: PDF, zdjęć z budowy, dokumentów biurowych lub plików projektowych.
- Przechowywanie załączników bezpośrednio przy karcie dokumentu.
Akceptacja, terminy i uprawnienia
- Cyfrowa ścieżka wewnętrznego zatwierdzania dokumentów.
- Automatyczne powiadomienia e-mail o kończących się polisach, gwarancjach lub terminach aneksowania.
- Dostęp do poufnych dokumentów zgodny z rolą i funkcją użytkownika.
- Możliwość tworzenia nowych rejestrów przez administratorów systemu.
Ścieżka akceptacji dokumentu
Moduł Zarządzanie Dokumentacją zapewnia bezpieczeństwo danych korporacyjnych oraz szybki dostęp do wiedzy potrzebnej w biurze i na budowie. Uporządkowane rejestry, załączniki, uprawnienia i powiadomienia pomagają ograniczyć chaos informacyjny oraz skrócić czas potrzebny na znalezienie właściwego dokumentu.
