InstaBUD - najlepsze rozwiązanie dla firm budowlanych

System InstaBUD nie ma stałej postaci – zawsze kształtujemy go zgodnie z wymaganiami konkretnego klienta. Korzystamy z gotowych modułów, ale jeśli tylko zachodzi taka potrzeba, tworzymy nowe rozwiązanie, specjalnie dla Twojej Firmy. Oto lista najpopularniejszych modułów:

• Zarządzanie budowami
• Sprzedaż nieruchomości
• Obsługa zgłoszeń serwisowych
• Gospodarka materiałowa
• Zarządzanie pojazdami i sprzętem budowlanym
• Rejestr wydań środków ochrony osobistej (BHP)
• Dowolne inne rozszerzenia

Zarządzanie budową wymaga wszechstronnej koordynacji wielu całkiem odmiennych procesów, od kwestii formalno-prawnych począwszy, na zarządzaniu podwykonawcami skończywszy. Efektywne zarządzanie budową (lub wieloma budowami) to zadanie trudne i odpowiedzialne, lecz można je znacząco ułatwić, wdrażając odpowiedni system informatyczny.

InstaBUD pozwala na kompleksowy nadzór nad planowaniem i realizacją budów. Standardowy moduł zarządzania budowami obejmuje:

• rejestrację dokumentacji projektowo-kosztorysowej i innych dokumentów,
• planowanie i tworzenie harmonogramu budowy,
• rejestrację kosztów projektowych (faktur, robocizny itd.),
• zlecanie prac oraz nadzór i kontrolę podwykonawstwa,
• ewidencjonowanie pracy i rozliczenia z pracownikami i podwykonawcami,
• nadzór nad kosztami i rentownością,
• rozbudowane funkcje analityczne.

Sprzedaż nieruchomości ma swoją specyfikę. Klienci mają często specyficzne wymagania, negocjują ceny, niektórzy wielokrotnie robią i odwołują rezerwacje. Sprzedaż lokalu wiąż się również z masą dokumentów, nad którą trzeba zapanować.

InstaBUD może ułatwić Ci zadanie. W ramach wdrożenia możemy dostarczyć:

• bazę lokali (z możliwością wyszukiwania według dowolnych parametrów),
• bazę klientów, obejmującą nie tylko dane podstawowe, lecz również np. preferencje lokalowe czy wynegocjowane zniżki,
• generator dokumentów (umów przedwstępnych, najmu, sprzedaży),
• repozytorium innych dokumentów (plany lokali, akty notarialne itp.,
• system rezerwacyjny i kolejkowy,
• obsługę dodatkowych zamówień,
• obsługa płatności (zadatki i zaliczki, harmonogramy wpłat, monitorowanie terminowości, obliczanie odsetek).

Rola developera zwykle nie kończy się na oddaniu lokalu do użytku i standardem są zamówienia na dodatkowe prace budowlane. Obowiązują również gwarancje i rękojmie na poszczególne elementy infrastruktury.

Przy obsłudze zgłoszeń serwisowych konieczna jest informacja, który podwykonawca wykonywał jakie prace w danym obiekcie lub lokalu. Niezbędny jest również nadzór nad terminowością i poprawnością realizacji prac serwisowych.

Obsługa zgłoszeń serwisowych w InstaBUD obejmuje:

• bazę obiektów i lokali wraz z rejestrem prac wykonanych przez poszczególnych podwykonawców,
• prowadzenie rejestracji zgłoszeń serwisowych,
• planowanie i zlecanie prac serwisowych podwykonawcom i śledzenie terminowości wykonania,
• raportowanie postępów prac (np. z wykorzystaniem dokumentacji fotograficznej),
• rejestrowanie szczegółowych kosztów realizacji prac serwisowych,
• generowanie raportów (np. terminowości, kosztów czy skuteczności podwykonawców),
• generowanie formularzy (np. protokołów reklamacyjnych, odbioru prac itp.).

Istotności właściwej gospodarki materiałowej na budowie nie trzeba wyjaśniać. Jest to fundament płynności prac i terminowej realizacji.

Moduł gospodarki materiałowej InstaBUD wprowadza:

• możliwość zgłaszania przez kierowników budów zapotrzebowań na materiały,
• raportowanie zużycia materiałów i prognozowanie potrzeb,
• procedurę akceptacji zapotrzebowań,
• śledzenie stanu realizacji zamówień,
• rejestrowanie stanów magazynowych na poszczególnych budowach,
• rejestrowanie kosztów zamówień,
• powiązanie wydatków z określonymi budżetami projektowymi,
• raporty finansowe z wydatków w ramach projektów.

Zarządzanie sprzętem budowlanym może przysporzyć wielu problemów, zwłaszcza jeśli straci się kontrolę nad tym, kto w danym momencie jest odpowiedzialny za dane narzędzie lub pojazd.

InstaBUD wprowadza wiele udogodnień ułatwiających nadzór nad flotą pojazdów i sprzętem budowlanym. Do najważniejszych należą:

• ewidencjonowanie wszystkich urządzeń firmowych,
• przypisywanie urządzeń do pracowników, którzy za nie odpowiadają,
• rezerwacja sprzętu,
• śledzenie wydań sprzętu na budowy i ich zwrotów,
• generowanie protokołów przekazania sprzętu,
• dodawanie historii zdarzeń związanych ze sprzętem (przeglądy serwisowe, naprawy gwarancyjne, modyfikacja parametrów, uszkodzenia, itp.),
• zarządzanie uprawnieniami dostępu do poszczególnych typów sprzętu,
• rejestrowanie pełnych kosztów eksploatacyjnych maszyn i pojazdów,
• monitorowanie ważności ubezpieczeń i przeglądów technicznych.

InstaBUD pomaga w zarządzaniu odzieżą roboczą, środkami ochrony osobistej oraz środkami czystości. Moduł zarządzania środkami BHP pozwala na:

• zarządzanie odzieżą roboczą i środkami ochrony osobistej,
• zarządzanie środkami czystości i apteczkami,
• rejestrowanie rozmiarów poszczególnych pracowników,
• przypisywanie pracowników do jednej bądź wielu grup asortymentowych,
• rejestrowanie wydań środków PHP,
• raporty najbliższych wymian odzieży i środków ochrony,
• zarządzanie stanami magazynowymi i planowanie zakupów
• generowanie raportów zapotrzebowań z podziałem na typy i rozmiary.

Każda firma budowlana ma swoją własną specyfikę i indywidualne wymagania. Ideą InstBUD jest jak najlepsze dostosowanie się do sposobu pracy Twojej firmy, co realizujemy nie tylko poprzez modyfikację i konfiguracje istniejących modułów, lecz również przez tworzenie nowych rozwiązań na indywidualne potrzeby konkretnych klientów.

Jeśli nie wiesz, czego możesz od nas oczekiwać, sprawdź poniższą listę. To tylko niektóre z wdrożonych przez nas modułów:

• archiwum dokumentów,
• ewidencja przeglądów,
• ewidencja sprzętu firmowego,
• ewidencja szkoleń i uprawnień,
• ewidencja urlopów,
• ewidencja zakupów,
• flota pojazdów,
• generator ofert,
• godziny pracy,
• kontrola należności,
• książka obiektów budowlanych,
• obsługa zleceń,
• rejestr umów,
• rekrutacja pracowników,
• rozliczanie delegacji,
• system mailingowy,
• system obiegu dokumentów,
• wynajem,
• zarządzanie zadaniami.

InstaBUD jest częścią systemu InstaBIURO, jest zatem stworzony na platformie instadb.com, dzięki czemu udostępnia jej wszystkie standardowe funkcje. Do najważniejszych należy:

• możliwość równoczesnej pracy wielu (nawet kilku tysięcy!) użytkowników),
• zaawansowane wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie wszystkich danych,
• pełna kontrola dostępu do danych, w zależności od przypisanej roli,
• rejestracja pełnej historii zmian z uwzględnieniem czasu i autora,
• wbudowany mechanizm importu-eksportu danych w postaci arkusza kalkulacyjnego,
• możliwość edycji danych indywidualnie lub masowo w tabeli,
• wbudowane elastyczne edytory raportów,
• pełny dostęp ze smartfonów i tabletów przez przeglądarkę internetową,
• bezpieczny dostęp do aplikacji po szyfrowanym łączu HTTPS,
• wysoka elastyczność i możliwość pełnego dostosowywania aplikacji przez naszych specjalistów,
• automatycznie wykonywane codzienne kopie bezpieczeństwa,
• integracja z systemami księgowymi, kadrowymi i innymi.