System zarządzania dokumentami

Poprawne rozliczenie delegacji bywa dla pracowników dużym kłopotem. Moduł rozliczeń ułatwia to zadanie na każdym etapie, od wygenerowania polecenia wyjazdu służbowego do przygotowania raportu i wygenerowania rachunku kosztów podróży.

Moduł pozwala rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne, podróże transportem własnym i publicznym oraz oblicza diety wyjazdowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Księga gości jest modułem wykorzystywanym głównie przez recepcje oraz pracowników ochrony do rejestrowania osób wchodzących na teren firmy. Ale również upoważnieni pracownicy innych działów mogą korzystać z modułu, zapowiadając wizyty spodziewanych gości.

Do podstawowych funkcji modułu należy rejestrowanie danych gościa oraz czasów jego wejścia i wyjścia. W zależności od ustawień moduł pozwala na gromadzenie dowolnych danych, jak numer przepustki, numer dowodu czy nawet zdjęcie. Moduł może służyć także do prowadzenia "czarnej listy" osób niepożądanych na terenie firmy.

Prosty moduł o potężnych możliwościach. Pozwala na rejestrowanie wszelkiego rodzaju wydań, od klucza do sali konferencyjnej do samochodu służbowego.

Pozwala na sprawdzenie, kto kiedy miał dostęp i kto w danym momencie jest odpowiedzialny za określony zasób firmy. Zwykle moduł ten jest wykorzystywany w połączeniu z rejestrem uprawnień.

Kto ma prawo do kontaktu z firmą ochroniarską, kto może zostać w firmie po godzinach, a kto powinien mieć dostęp do serwerowni?

Moduł rejestru uprawnień udostępnia zawsze aktualne informacje o osobach upoważnionych do korzystania z określonych zasobów firmy.

Podczas gdy moduł obsługi zleceń skupia się na obsłudze klientów, moduł zarządzania zadaniami służy monitorowaniu zadań o charakterze wewnętrznym.

Moduł zwykle jest wykorzystany przez managerów do przydzielania rozmaitych zadań swoim podwładnym. Zadania mogą być grupowane w projekty, oznaczane priorytetem, datą realizacji i innymi parametrami. Każde zadanie można przypisać konkretnej osobie lub dodać do puli, z której czerpać może każdy uprawniony wykonawca.

Moduł rozwiązuje problem ewidencji czasu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem czasowego zaangażowania pracowników w poszczególne projekty.

Pracownicy raportują rozpoczęcie i zakończenie pracy nad danym projektem bądź zleceniem, podczas gdy uprawnieni managerowie mogą na bieżąco kontrolować założenia projektowe. Dużą pomocą są elastyczne raporty godzinowe z podziałem na pracowników i projekty.

Moduł ewidencji sprzętu pozwala kontrolować stan dużej liczby urządzeń w firmie. Dzięki praktycznie nieograniczonym możliwościom konfiguracji nadaje się zarówno do ewidencjonowania służbowych telefonów jak i wózków widłowych.

Wraz z ewidencją uprawnień i rejestrem wydań pozwala w pełni zapanować nad wszelkimi firmowymi ruchomościami.

Moduł zarządzania zaopatrzeniem pomaga usprawnić procedurę zakupową oraz dostarcza informacji o postępach w realizacji, od zgłoszenia zapotrzebowania, przez akceptacje wszystkich szczebli, aż do złożenia zamówienia u dostawcy i potwierdzenia przyjęcia towaru w magazynie.

Dzięki określeniu puli budżetowej, z której realizowane są poszczególne zakupy, łatwo jest śledzić wydatki w poszczególnych działach i zestawiać je w szczegółowych raportach.

Moduł obejmuje wszystkie aspekty zarządzania urlopami, od złożenia wniosku, przez akceptację do wyznaczenia zastępstwa.

Każdy pracownik uzyskuje wgląd w niewykorzystane dni urlopowe oraz może prześledzić historię swoich urlopów z podziałem na okolicznościowe, zdrowotne i inne.

Moduł obsługi zgłoszeń usterek i awarii pozwala każdemu pracownikowi raportować dowolne problemy techniczne, od spalonej żarówki do zepsutej windy.

Dzięki dowolnej konfiguracji kategorii usterek o zgłoszeniu jest natychmiast powiadamiana odpowiednia osoba, odpowiedzialna za dany element infrastruktury. Pracownik zgłaszający usterkę ma bieżący wgląd w postępy w jej usuwaniu.

Korespondencja masowa jest użyteczna w każdej firmie, a w niektórych stanowi nawet podstawę działalności. Moduł mailingowy pozwala na prowadzenie książki adresowej, dowolne definiowanie grup odbiorców (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz używanie nieograniczonej liczby kont nadawczych.

Oczywiście historia wszystkich wysłanych wiadomości zawsze jest dostępna. A zastosowanie kodów śledzących pozwala upewnić się, że odbiorca otrzymał przesłaną ofertę handlową.

Moduł kontroli należności pozwoli Tobie i Twojemu klientowi być zawsze na bieżąco ze wszystkimi należnościami. Szczegółowe raporty pomogą Ci uzyskać lepszy obraz sytuacji finansowej firmy.

Moduł pozwala na rejestrowanie faktur i ustawienie (indywidualnie dla każdej z nich) harmonogramu przypomnień o płatnościach. Przypomnienia mailowe mogą być wysyłane zarówno do Ciebie jak i do klienta.

Moduł pozwala na rejestrowanie przeglądów technicznych sprzętu wymagającego regularnych inspekcji. Umożliwia również ewidencjonowanie i monitorowanie kosztów eksploatacyjnych (przeglądów i serwisów).

Ewidencja przeglądów stanowi naturalne uzupełnienie modułu ewidencji sprzętu.

Kontrola nad środkami krótkotrwałymi może być sporym wyzwaniem. Na szczęście InstaBIURO może dostarczyć indywidualnie dopasowanych rozwiązań.

Moduł środków krótkotrwałych pozwala pracownikom na składanie zapotrzebowań, a administracji na kontrolę nad stanami magazynowymi i na rejestrowanie przyjęć oraz wydań towarów.