Ogranicz koszty związane z obsługą dokumentów Zacznij tutaj

System zarządzania dokumentami

Wyobraź sobie program, który nie narzuca Ci sposobu organizacji pracy. Program, w którym to Ty ustalasz, jakie dane i w jaki sposób będziesz przechowywać, który możesz rozbudowywać i dostosowywać do swoich potrzeb. System zarządzania dokumentami, czyli po prostu sprawny elektroniczny sekretariat nie jest szablonowym rozwiązaniem. Wręcz przeciwnie – to narzędzie cechujące się wyjątkową elastycznością.

Każdy przedsiębiorca będzie więc mógł wykorzystać jego funkcjonalność w takim zakresie, który dokładnie odpowiada jego bieżącym potrzebom. Ponadto – system DMS to nie tylko elektroniczne archiwum dokumentów, ale również elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Oznacza to zarówno mniejsze koszty utrzymania archiwum, sprawniejszy dostęp do wszelkich informacji, jak i możliwość ich odpowiedniego zabezpieczenia.

Jesteśmy więc całkowicie przekonani, że dostarczone przez nas rozwiązania pomogą w dynamicznym rozwoju firmy oraz ograniczeniu wydatków związanych z bieżącym utrzymaniem. Tak, to właśnie jest InstaBIURO!

Główne moduły InstaBIURA

Elektroniczny Sekretariat

Dzienniki korespondencji przychodzącej i wychodzącej, to miejsca, w których dokumenty wchodzą do systemu.
Stąd są przesłane do odbiorcy mailem lub pocztą tradycyjną, kierowane do obiegu lub zarchiwizacji. A do tego drukowanie książki nadawczej i odbiorczej i adresowanie kopert.

Więcej szczegółów

Obieg Dokumentów

Akceptacje faktur i innych dokumentów, dekretacje i przepływy spraw stanowią sedno InstaBIURA.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to rozwiązanie pozwalające na dowolne modelowanie procesów, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwach, od prostych wniosków do implementacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA).

Więcej szczegółów

Archiwum Dokumentów

Dostęp do rejestru umów i wszystkich innych firmowych dokumentów, rzecz jasna z kontrolą uprawnień, to tylko część funkcjonalności, którą gwarantuje elektroniczne archiwum dokumentów.
Wyszukiwanie, grupowanie i raportowanie sprawiają, że InstaBIURO to znacznie więcej, niż samo archiwum.

Więcej szczegółów

System CRM

Zarządzanie relacjami z klientem jest podstawą działalności każdej firmy.
Moduł CRM został stworzony z myślą o rejestracji historii współpracy z kontrahentami, do łatwego wyszukiwania kontaktów oraz do monitorowania wyników finansowych.

Więcej szczegółów

Główne moduły InstaBIURA

Rozliczanie delegacji

Poprawne rozliczenie delegacji bywa dla pracowników dużym kłopotem. Moduł rozliczeń ułatwia to zadanie na każdym etapie, od wygenerowania polecenia wyjazdu służbowego do przygotowania raportu i wygenerowania rachunku kosztów podróży.

Moduł pozwala rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne, podróże transportem własnym i publicznym oraz oblicza diety wyjazdowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Księga gości

Księga gości jest modułem wykorzystywanym głównie przez recepcje oraz pracowników ochrony do rejestrowania osób wchodzących na teren firmy. Ale również upoważnieni pracownicy innych działów mogą korzystać z modułu, zapowiadając wizyty spodziewanych gości.

Do podstawowych funkcji modułu należy rejestrowanie danych gościa oraz czasów jego wejścia i wyjścia. W zależności od ustawień moduł pozwala na gromadzenie dowolnych danych, jak numer przepustki, numer dowodu czy nawet zdjęcie. Moduł może służyć także do prowadzenia "czarnej listy" osób niepożądanych na terenie firmy.

Ewidencja wydań i wypożyczeń

Prosty moduł o potężnych możliwościach. Pozwala na rejestrowanie wszelkiego rodzaju wydań, od klucza do sali konferencyjnej do samochodu służbowego.

Pozwala na sprawdzenie, kto kiedy miał dostęp i kto w danym momencie jest odpowiedzialny za określony zasób firmy. Zwykle moduł ten jest wykorzystywany w połączeniu z rejestrem uprawnień.

Rejestr uprawnień

Kto ma prawo do kontaktu z firmą ochroniarską, kto może zostać w firmie po godzinach, a kto powinien mieć dostęp do serwerowni?

Moduł rejestru uprawnień udostępnia zawsze aktualne informacje o osobach upoważnionych do korzystania z określonych zasobów firmy.

Zarządzanie zadaniami

Podczas gdy moduł obsługi zleceń skupia się na obsłudze klientów, moduł zarządzania zadaniami służy monitorowaniu zadań o charakterze wewnętrznym.

Moduł zwykle jest wykorzystany przez managerów do przydzielania rozmaitych zadań swoim podwładnym. Zadania mogą być grupowane w projekty, oznaczane priorytetem, datą realizacji i innymi parametrami. Każde zadanie można przypisać konkretnej osobie lub dodać do puli, z której czerpać może każdy uprawniony wykonawca.

Oferujemy bezpłatne konsultacje i najszybsze wdrożenia!

Napisz lub zadzwoń

Ewidencja godzin pracy

Moduł rozwiązuje problem ewidencji czasu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem czasowego zaangażowania pracowników w poszczególne projekty.

Pracownicy raportują rozpoczęcie i zakończenie pracy nad danym projektem bądź zleceniem, podczas gdy uprawnieni managerowie mogą na bieżąco kontrolować założenia projektowe. Dużą pomocą są elastyczne raporty godzinowe z podziałem na pracowników i projekty.

Ewidencja sprzętu firmowego

Moduł ewidencji sprzętu pozwala kontrolować stan dużej liczby urządzeń w firmie. Dzięki praktycznie nieograniczonym możliwościom konfiguracji nadaje się zarówno do ewidencjonowania służbowych telefonów jak i wózków widłowych.

Wraz z ewidencją uprawnień i rejestrem wydań pozwala w pełni zapanować nad wszelkimi firmowymi ruchomościami.

Zarządzanie zaopatrzeniem

Moduł zarządzania zaopatrzeniem pomaga usprawnić procedurę zakupową oraz dostarcza informacji o postępach w realizacji, od zgłoszenia zapotrzebowania, przez akceptacje wszystkich szczebli, aż do złożenia zamówienia u dostawcy i potwierdzenia przyjęcia towaru w magazynie.

Dzięki określeniu puli budżetowej, z której realizowane są poszczególne zakupy, łatwo jest śledzić wydatki w poszczególnych działach i zestawiać je w szczegółowych raportach.

Ewidencja urlopów

Moduł obejmuje wszystkie aspekty zarządzania urlopami, od złożenia wniosku, przez akceptację do wyznaczenia zastępstwa.

Każdy pracownik uzyskuje wgląd w niewykorzystane dni urlopowe oraz może prześledzić historię swoich urlopów z podziałem na okolicznościowe, zdrowotne i inne.

System zgłoszeń usterek i awarii

Moduł obsługi zgłoszeń usterek i awarii pozwala każdemu pracownikowi raportować dowolne problemy techniczne, od spalonej żarówki do zepsutej windy.

Dzięki dowolnej konfiguracji kategorii usterek o zgłoszeniu jest natychmiast powiadamiana odpowiednia osoba, odpowiedzialna za dany element infrastruktury. Pracownik zgłaszający usterkę ma bieżący wgląd w postępy w jej usuwaniu.

System mailingowy

Korespondencja masowa jest użyteczna w każdej firmie, a w niektórych stanowi nawet podstawę działalności. Moduł mailingowy pozwala na prowadzenie książki adresowej, dowolne definiowanie grup odbiorców (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz używanie nieograniczonej liczby kont nadawczych.

Oczywiście historia wszystkich wysłanych wiadomości zawsze jest dostępna. A zastosowanie kodów śledzących pozwala upewnić się, że odbiorca otrzymał przesłaną ofertę handlową.

Masz pytania?

Chcesz wiedzieć więcej?

Napisz lub zadzwoń

Kontrola należności

Moduł kontroli należności pozwoli Tobie i Twojemu klientowi być zawsze na bieżąco ze wszystkimi należnościami. Szczegółowe raporty pomogą Ci uzyskać lepszy obraz sytuacji finansowej firmy.

Moduł pozwala na rejestrowanie faktur i ustawienie (indywidualnie dla każdej z nich) harmonogramu przypomnień o płatnościach. Przypomnienia mailowe mogą być wysyłane zarówno do Ciebie jak i do klienta.

Ewidencja przeglądów i kosztów serwisowych

Moduł pozwala na rejestrowanie przeglądów technicznych sprzętu wymagającego regularnych inspekcji. Umożliwia również ewidencjonowanie i monitorowanie kosztów eksploatacyjnych (przeglądów i serwisów).

Ewidencja przeglądów stanowi naturalne uzupełnienie modułu ewidencji sprzętu.

Zarządzanie środkami krótkotrwałymi

Kontrola nad środkami krótkotrwałymi może być sporym wyzwaniem. Na szczęście InstaBIURO może dostarczyć indywidualnie dopasowane rozwiązania.

Moduł środków krótkotrwałych pozwala pracownikom na składanie zapotrzebowań, a administracji na kontrolę nad stanami magazynowymi i na rejestrowanie przyjęć oraz wydań towarów.

Niektórzy z naszych klientów