InstaBIURO
Dedykowane aplikacje w rozsądnej cenie
Dedykowane aplikacje w rozsądnej cenie
Prawidłowe opisanie oraz rozdzielenie faktur jest niezwykle istotne w działaniu każdej firmy. Aplikacja wspierająca opisywanie faktur jest zatem niezastąpiona zarówno w małym, jak i w dużym biurze.
Aplikacja rejestruje skany faktur oraz kontroluje proces opis ich opisu, wymuszając uzupełnianie najważniejszych danych oraz ograniczając ryzyko popełnienia błędów. Dostęp do systemu jest zróżnicowany w zależności od uprawnień użytkownika i jego miejsca w procedurze opisu i akceptacji płatności.Opis dokumentu podzielony jest na następujące Etapy Obiegu Faktury:
Powyższy schemat może podlegać modyfikacjom. Częstym przykładem jest wprowadzenie progów kwotowych, powyżej których konieczne jest dodatkowa akceptacja.
W niektórych przypadkach akceptacji nie podlega faktura jako całość, ale np. poszczególne pozycje zakupowe, z których każda ma własny obieg.
Importowanie skanów do systemu może odbywać się na różne sposoby. Najprostszym (stosowanym przy niewielkiej liczbie faktur) jest pobieranie plików z dysku komputera. Przy konieczności rejestrowania dziesiątek czy setek faktur dziennie lepszym rozwiązaniem jest integracja z jednym lub wieloma skanerami. System może również automatycznie pobierać faktury przychodzące drogą elektroniczną.
System obsługuje różne formaty plików wejściowych: jpg, pdf, tiff. Na życzenie klienta listę formatów można rozszerzyć.
Na każdej fakturze znajdują się informacje księgowe o wystawcy faktury, terminie, kwocie płatności, stawce VAT. Użytkownik na podstawie podglądu skanu/e-faktury uzupełnia dane w systemie.
System rejestruje wprowadzonych kontrahentów, dzięki czemu, zamiast dodawać kolejny raz dane o tym samym kontrahencie, można wybrać go z listy, wpisując np. część nazwy lub fragment numeru NIP.
Opcjonalnie system może zostać rozszerzony o program OCR, służący do rozpoznawania tekstu w zeskanowanym dokumencie. Po kliknięciu myszką na wybrany napis ze skanu, odpowiedni tekst zostanie wstawiony w aktywne pole. Dzięki temu ilość błędów zostaje zmniejszona, a proces wpisywania danych szybszy.
Każdy dokument można przekazać do pełniejszego opisu merytorycznego. Wybór, kto ma dokonać opisu, może być ręczny (np. przez wskazanie nazwiska lub oddziału firmy) lub w różnym stopniu zautomatyzowany (np. faktura z określonym numerem zamówienia może być automatycznie przekazywana do pracownika składającego zapotrzebowanie). Opis może być wielostopniowy, a na każdym etapie wskazany pracownik może dokonać uzupełnienia odpowiednich pól, przekazać dokument dalej albo cofnąć go na wcześniejszy etap, jeśli wykrył jakieś błędy.
Weryfikacja i opis merytoryczny fakturyFaktury można opisywać dowolnymi parametrami. Jak wspomniano powyżej, może to być procedura wielostopniowa, prowadzona kolejno przez różnych pracowników o odpowiednich kompetencjach. Więcej parametrów opisujących fakturę z jednej strony oznacza więcej pracy dla uczestników obiegu, z drugiej jednak większa możliwości analityczne systemu.
W wersji rozszerzonej aplikacji koszty z jednej faktury można rozdzielić na kilka działów. Każda pozycja może być osobno weryfikowana przez wybranych pracowników i podpięta niezależnie od innych do wskazanego konta.
Zwykle fundusze firmy dzieli się nie tylko na konta księgowe, lecz również, w ujęciu operacyjnym, budżety przeznaczone na różne działania. Każdy dokument można zatem przypisać do odpowiedniego konta księgowego i budżetu operacyjnego, ale także określić jego inne parametry, jak np. typ wydatku, centrum kosztowe czy projekt. Wszystkie te parametry mogą funkcjonować równolegle, dzięki czemu zwiększają się możliwości analityczne. Przy odpowiednio dobranych parametrach nie stanowi problemu wygenerowanie np. raportu wydatków poniesionych w związku z zakupem materiałów biurowych do firmy X na przestrzeni dwóch ostatnich lat.
Zarządzanie budżetami oraz danymiW systemie możemy wprowadzić plan budżetowy, czyli określić plan wydatków. W informacjach dotyczących każdego budżetu (czy też konta) znajduje się założona w planie kwota początkowa, suma poniesionych do tej pory wydatków oraz informacja o pozostałych wolnych środkach. Ponadto dostępna jest pełna lista faktur przypisanych do tego budżetu. Uprawniona osoba może sprawdzać aktualny stan konta i kontrolować budżet projektu lub centrum.
Dane o fakturach można filtrować, sortować oraz eksportować w celu np. przekazania do opłacenia do firmy księgowej. Eksport danych możliwy jest do pliku csv lub do formatów popularnych programów księgowych.
Zarządzanie ustawieniamiW ustawieniach można dodawać oraz zmieniać pozycje z listy kontrahentów, pracowników oraz listy kont firmy. W zależności od potrzeb i specyfiki branży, system może przechowywać różne dane dodatkowe.
Aplikacja została zbudowana w oparciu o platformę instadb.com. Poza typowymi dla swojej specyfiki funkcjonalnościami, udostępnia wszystkie zalety platformy instadb, m.in.:
Dla kogo i jaki system obiegu faktur? System przeznaczony jest dla każdego sekretariatu. W zależności od liczby otrzymywanych miesięcznie faktur proponujemy różne wersje aplikacji:
