Elektroniczny Sekretariat

Dzienniki korespondencji przychodzącej i korespondencji wychodzącej, a po części także moduł archiwum dokumentów stanowią główne wsparcie zadań kancelaryjnych w InstaBIURZE. Elektroniczny sekretariat to narzędzie, które pozwoli nad tym wszystkim zapanować. Dostarczane przez nas rozwiązanie to intuicyjnie obsługiwane oprogramowanie, które bez wątpienia pomoże Państwu w zorganizowaniu sprawnej obsługi dokumentacyjnej oraz znacznym obniżeniu kosztów utrzymania archiwum.

InstaBIURO sprawia, że nie trzeba już walczyć z nadmiarem papierowych dokumentów i bałaganem w przesyłkach. Gwarantujemy przy tym pełne dostosowanie do procedur w firmie Klienta. Jednocześnie zapewniamy bardzo szybkie wdrożenie — nawet w ciągu kilku dni! Jesteśmy przekonani, że elektroniczny sekretariat zostanie przez Państwa doceniony w trakcie codziennej pracy.

Funkcjonalności

Standardowe wdrożenie Elektronicznego Sekretariatu z InstaBIUREM zapewnia wsparcie dla następujących funkcji kancelaryjnych:

rejestracji przesyłek wychodzących i przychodzących,
automatycznego powiadamiania mailowego o czekających przesyłkach,
automatycznego wypełniania książki nadawczej,
błyskawicznego wyszukiwania przesyłek w ewidencji według zaawansowanych kryteriów,
kontroli stanu każdej przesyłki i ewidencjonowania potwierdzeń odbioru,
obsługi czytnika kodów kreskowych,
skanowania przesyłek i dokumentów,
historii wysłanych i otrzymanych przesyłek każdego pracownika,
raportów kosztów przesyłek,
obsługi Poczty Polskiej i firm kurierskich.

To tylko przykłady. InstaBIURO oferuje znacznie więcej. Najlepiej poznać funkcje kancelaryjne obserwując InstaBIURO w działaniu.

Inne moduły InstaBIURA przydatne w sekretariacie

InstaBIURO to znacznie więcej, niż tylko Elektroniczny Sekretariat. Opcjonalnie możemy rozszerzyć wdrożenie o

obiegi dokumentów,
księgę gości,
ewidencję wydań i wypożyczeń,
system zgłoszeń usterek i awarii,
wiele innych rozwiązań, w tym także dedykowanych.

O wszystkim z chęcią opowie nasz Dział Sprzedaży.

Przykłady modyfikacji

Jak wszystkie moduły InstaBIURA, moduły kancelaryjne również mogą podlegać dowolnym konfiguracjom i rozbudowie. Do popularnych rozszerzeń należą:

obsługa wielu punktów nadawczo-odbiorczych (np. różnych oddziałów firmy)
zarządzanie korespondencją wewnętrzną
znakowanie przesyłek kodami kreskowymi
alarmy dla długo zalegających przesyłek
dokumentacja fotograficzna uszkodzonych paczek

Jeśli masz szersze potrzeby, być może zainteresują Cię inne inne moduły InstaBIURA.

Indywidualne rozszerzenia

Oczywiście zawsze jesteśmy gotowi wdrożyć dowolne rozszerzenia, które będą odpowiadać specyfice Twojej firmy i Twoim indywidualnym wymaganiom. Pamiętaj że zawsze jesteśmy otwarci na Twoje pomysły.